出張が終了したら、上司などに対する出張報告も必要です。商談内容など必要な資料を添付した出張報告書などの書類を作成のうえ、出張者が出張命令者に対して提出します。最後は、出張経費精算です。滞在費や旅費などについて、証拠となる領収書などを添付して出張経費精算書を作成して 出張後に提出する報告書です。 1枚のA4サイズの用紙に2枚分印刷ができます。 プリントアウトした後に手書きを目的として 作成していますので 特別なエクセルのプログラムは使用していません。 カラーを使わずモノクロで印刷できるので経済的です。 ビジネスシーンにおける報告書では所感というものを記載することがあります。本来の書簡であれば感想ととらえることが出来る所感をビジネスシーンにおいて評価されるのにはどうすればよいのでしょうか。ビジネススキルとして役立つ所感の書き方について紹介します。 新人研修で出てくる「報連相（ほうれんそう）」という言葉。ビジネスでは「報告・連絡・相談」という意味で、ただ伝えるだけでなく、相手に理解してもらうことがポイントです。報連相のそれぞれのやり方をタイミング・注意点とともに解説します。 カテゴリから改善ヒントを探す出張管理や経費精算などでお悩みの方は、マイナビBTMにお任せください。社員が出張に行く際に「出張命令書」を作成している会社があります。出張命令書は会社規定に基づく書類ですが、必ず作成しなければならないものなのでしょうか。作成が義務付けられている場合は、書き方や使用するメリットなどについても理解しておいたほうがよいでしょう。そこで、出張の承認や終了報告に関する流れや、出張命令書を使用するメリット、使用しない場合の出張フローなどについて解説します。 出張命令書を利用するにあたっては、基本的なことを把握しておくことが必要です。ここでは、出張命令書とは何か、出張命令書の必要性などについて紹介します。出張命令書とは、社員が出張するにあたって、出張命令書に記載される主な項目は、以下の5つです。1つ目は、出張者の氏名です。誰が出張に行くのかを明確にします。2つ目は、出張業務の目的です。たとえば、取引先との商談や展示会への参加など、どのような業務を行い、何を達成することを目的にするのかを記載します。3つ目は、出張期間や日程です。いつ出発して何日間滞在するのか、戻ってくるのはいつかについて、事前にはっきりさせておくことを目的として記載します。4つ目は、出張先です。出張先の場所や取引先名、現地で会う先方の担当者などがはっきりしている場合はその役職・氏名などが記載されます。5つ目は、費用に関することです。ホテルなどでの滞在費や移動に係る旅費・交通費などの出張費全体の金額に関する情報も記載される場合もあります。 その業務、効率化できます！出張手配・管理サービス出張命令書は、絶対に作成しなければならないという位置づけのものではありません。少なくとも、普段、出張命令書を不要としている会社でも、例外として作成しなければならないケースがあります。たとえば、出張で海外渡航をする場合、行き先によっては出張命令書の作成が必要になるケースがあります。ビザがなくてもパスポートだけでビジネス目的での入国ができる国であれば問題はありませんが、ビザが必要な国や地域もあるのです。その場合、ビザ申請書提出時に出張命令書の添付・提出が必要となります。また、公務員の場合は、「国家公務員等の旅費に関する法律」（「旅費法」）に基づく旅費申請を行うことになっています。その際にも、出張命令書が必要です。この記事では、そういったケース以外の、一般的な会社における出張命令書と、出張命令が出されてから出張報告までの流れについて説明します。出張命令書を必須とする場合には、まず、上司などの出張承認者が出張の指示・命令を行い出張命令書を作成します。命令がなければ、会社の業務と認められない可能性があるため、注意しましょう。続いて、出張する本人による旅程などに関する出張申請です。出張命令を踏まえて、承認者に対して申請を行います。出張命令書を使用する場合、申請を省略する場合もあるでしょう。また会社によっては、出張者が出張申請をし、それを上司が承認するフローを採用し、出張命令書を不要としている場合もあります。そのあとは、実際の出張業務の遂行です。出張命令書の内容から外れることがないよう、出張期間中に業務を行います。出張が終了したら、上司などに対する出張報告も必要です。商談内容など必要な資料を添付した出張報告書などの書類を作成のうえ、出張者が出張命令者に対して提出します。最後は、出張経費精算です。滞在費や旅費などについて、証拠となる領収書などを添付して出張経費精算書を作成して上司の承認を受けたのち、経理部門に提出します。出張準備をシンプルに、ストレスフリーに。予約・管理・経費精算が一気にできる出張手配・管理サービス「マイナビBTM」とは？出張命令書を作成するメリットの1つ目は、誰の指示に基づく出張なのかが明確になることです。社員個人で判断して出張できるようになると、会社として正式に認めた業務かどうかが問題になってしまうケースがあります。そういった命令者がいない出張に関して生じたトラブルについては、会社としてどう責任をとっていくかが問題となるでしょう。また、費用に関しても会社として認めるかどうかの課題が生じます。さらに、命令がない出張中のケガや病気に関する労災認定など社会保障の適用に関しても、問題となる可能性があるのです。出張命令書を作成することによって、そういった問題点を解消することができます。その結果、その業務、効率化できます！出張手配・管理サービス出張命令書を作成する2つ目のメリットは、出張命令書がない場合、事後になって経理に対して出張精算書を提出することになるでしょう。そういったケースでは、支出の必要性や支出額の大小について、出張後にトラブルになることもありえます。事前に出張命令書を作成して経理部門とも共有しておけば、出張後にその出張命令書に基づいて出張精算書を作成することによって見解の相違などでトラブルが生じることを避けられます。また、スムーズに精算業務が進められることもメリットです。経費精算をシンプルに。出張費用は会社に一括請求上司も出張者も、出張の成果を上げたいはずです。そのためには、出張旅費精算や出張命令書、申請書などの作成に時間をとられてしまうと、肝心の出張自体の業務に割く時間が減ってしまいます。より出張管理システムを活用すれば、申請や承認をシステム内で完結することが可能になります。システムを利用することで、別途出張命令書を紙で作成する必要がなくなることもメリットです。また、システム内には出張に関する情報を入力するテンプレートが用意されているのが一般的です。そのため、書式で悩む必要がなくなります。さらに、システム内に入力した情報は、出張手配・管理、精算業務の簡略化が可能！ コスト削減が一気に実現する新サービス「マイナビBTM」とは？
© Mynavi Corporation あなたは出張報告書に何分時間をかけていますか？15分以内に出張報告書は書けます。この記事では出張報告書を15分で書くコツ6選を紹介しています。出張報告が苦手、面倒な人はこの記事をご覧下さい。 この記事は以下の方向けに書いています。 出張報告書の短縮よりも、定時で帰る方法が知りたい人は、こちらの記事をご覧下さい。 こんにちは、コロスケです。今日は、出張報告書を１５分で書く方法についてまとめていきます。 サラリーマンって出張行くと、出張報告書を作らないといけないから大変ですよね。出張報告書が苦手な人って以下のループにはまっている人が多いです。 ・出張翌日は仕事が溜まってて忙しいから、出張報告が後回しになる⇒定時になっても出張報告に手が付けられず残業発生⇒出張報告が遅くて上司に怒られる⇒出張報告が必要な出張が嫌になってくる 僕も入社当時は出張報告に時間がかかるので、めんどくさいと思っていました。しかし１０年間のサラリーマン生活で、生産性を極限まで上げる努力を続けた結果、今では月の残業時間が５時間未満です。（５時間は早めの出社）僕は月に２，３回出張がありますが、出張翌日も定時帰りを維持できています。 出張翌日も仕事を溜めずに、定時で帰る一つの秘訣が、「１５分で出張報告を提出する」ことです。出張報告に慣れていない人や苦手な人は、１，２時間くらいかけて出張報告書を書いています。正直そんなに時間をかけていたら、いつまで経っても仕事は終わりません。 今回は製造業で１０年以上働いている現役資材部員の僕が、１５分で出張報告を提出する方法について詳しく解説していきます。出張報告で苦労している方の悩みを解決していきます。 出張報告を１５分で書くコツを説明する前に、出張報告に時間がかかる人の特徴を説明したいと思います。基本的には出張報告に時間がかかる原因を分析し、その反対の行動を取ればOKです。 ・出張報告書書くときに、「さて何書こうか」となっている人・出張報告書を書き始めるのが遅く、どんな出張だったかの記憶が薄れている人・完璧を求めすぎて時間がかかっている人・出張中に確認すべきことを聞き忘れてしまい、出張報告が書けない人 結構あるあるだと思います。僕も出張報告に１時間くらいかかっていた頃は、上記のどれかに当てはまっていました。出張報告書の作成を１５分以内に終わらせるためには、上記悪い癖を改善していく必要があります。具体的に一つずつ解説していきます。 これは基本中の基本ですが、やっていない人が結構います。出張報告を書く段になって、「さて構成はどうしようか？」「次は何書こうか？」と悩んでいては永久に報告書は書き終わりません。 出張報告には「形式」があります。形式は職場や上司の方針によって若干変わりますが、最初に決めておくと、書くときに悩まないですし、出張中もきちんとポイントを抑えられるようになります。出張報告書のテンプレートを作っていない人は最初にそれから始めましょう。テンプレートで網羅した方が良さそうな情報の一例は以下の通りです。 ・出張者名・日時・行先・同行者・面談者・出張目的・出張する経緯・結論・その他詳細・所感 他 自分用のテンプレートを作り上げると、それだけで１０分くらいは時間を短縮することが出来ます。最初から完璧なテンプレートは出来ないと思いますので、上司などに指摘された項目も反映しつつ、オリジナルテンプレートをまずは作りましょう！ 形式が決まっていると、書くべきことが明確になるよね 「出張報告＝出張の翌日に書く」という固定観念を持っている人がいます。出張報告の書く内容を一つずつ分析していくと、実は出張前に書ける箇所も結構あることに気が付きます。先ほどの出張報告で書くべき項目で先に書けるか、書けないかを見てみましょう。 ・出張者名・出張日時 ・行先 ・同行者・面談者 ・出張目的・出張する経緯 ・結論・その他詳細 ・所感 他 このようにみると、半分近くは出張前に書けてしまいます。出張で得られる結論が予測できる場合は、結論まで事前に書いてしまうことも可能です。 手が空いた時に、出張報告を書いておければ１０分～２０分ほど時間を節約することが出来ます。 出張前に出張報告を書こうなんて思いもよらなかったよ 出張の翌日は、メールチェックなどの仕事が沢山溜まっています。メールに緊急！なんて文字を見てしまい、出張報告を後回しにしてしまうことは、頻繁に起きます。その結果、一生懸命仕事をして定時になると「まだ出張報告書が手つかず」なんて状態になります。 出張報告書を書くときに大事なことは「これに尽きます。出張報告を朝一に優先順位を上げて片付ける必要がある理由は以下の通りです。 ・後になればなるほど記憶が薄れてくる・後回しにしていることが頭に残り、他の仕事も中途半端になる・出張報告は自分以外だれも書いてくれない 出張報告書を書かなくてもOKな職場であれば、最悪後回しにしてやらない選択もありますが、この記事を読んでくれている方は、基本は出張報告書の提出は必須のはずです。朝一に片付ける方が圧倒的に生産性が高いです。そして後回しにしても結局尻拭いをするのは自分です。だったら、朝一に片付けてから他の仕事にとりかかった方が良いです。朝一に出張報告書を書き始められる唯一のコツは以下の通りです。 メールを開くと大量のメールを見てしまい、なんとなく開封してしまうのが人間です。人は複数の作業を同時に進めると生産性が落ちます。出張報告書を書き切ってから、メールを開くようにしましょう。 でも、朝一から電話がかかってきて、報告書に取り掛かれないよ・・・ どうしても電話など周りからの雑音が大きい場合は、「始業前は人も少なく雑音も少ないです。１５分前に出社して始業前に主張報告書を書き切ってしまいましょう。 でもそれなら定時後の１５分にやっても一緒じゃない？ それは残念ながら全然違います。人が居ない朝の１５分と、まだ人が沢山いて電話も頻繁に鳴る定時後では、集中度は全く変わってきます。一度騙されたと思って、試してみて下さい。一日のスタートが変わってきます。 出張中にメモを取る人は大勢いますが、「出張報告書を埋められるか」を考えながらメモをしている人は少ないと思います。出張報告書を書きなれていない人は「あっ、これ聞き忘れた！」ということが頻繁に起きます。それは、出張報告の目的を事前に整理しておらず、何のために出張しているかを忘れてしまうからです。 慣れていない人におすすめなのが、出張中にテンプレートの空欄箇所に必要なことをメモすれば、話忘れる・聞き忘れるということを防げます。またそうすることで、出張の成果も出やすくなります。（出張の生産性UP！） 出張から帰ってきて、しまった聞き忘れた！っていうのは良くあるよね 出張中、たまに何もすることがない隙間時間が出来るときがあります。こういう時はチャンスです。隙間時間を見つけたら、せっせと出張報告書を書くようにしましょう。これが上手くいくと、翌日の報告書を書く時間がなんとゼロになります。 ただ出張中に報告書を書くことには注意点があります。それは・・・ ついつい、会議中にカタカタやりたくなりますが、会議の話が頭に入ってきませんし、何より面談者の心象が良くないです。あくまで休憩中やちょっとした隙間時間に書くようにしましょう。 電車とかの移動中に出張報告書を書くのはどうかな？ 電車の移動中にやることが無ければ、書いた方が良いですが、僕はあまりおすすめしていません。その理由は電車の移動中は「電車の移動中は、他の事をする絶好のチャンスです。自分のやりたいことをやりましょう。（僕は本を読むようにしています） 出張報告に限らず会社の資料は、算数のテストのように全員が一致する正解がある訳ではありません。上司の考え・好みによって、報告書に求められる内容は変わってきます。いくら時間をかけて完璧に書いても、上司の好みに合わなければ書き直しになることもあります。 報告書の再提出などで苦労している人におすすめしたいのが「８０点で提出する」ことです。資料作成は、２割の力で８割の成果が出せますが、残りの２割を完璧にしようとするとかなり時間がかかります。（パレートの法則）出張報告なんて、「それ以外は自分や上司の自己満足です。 ２割の力でさっさと提出して、指摘を受けたらその時その部分だけ直せば良いんです。その方が圧倒的に早いですよね。 こだわり始めると時間ばかりかかっちゃうよね まとめです。出張報告はいくらでも効率化できます。今まででご説明した方法を実践すれば、みんな１５分で出張報告を書けるようになるはずです。僕も５年くらい試行錯誤した結果、今のスタイルを確立しました。みなさんもどうやったら１５分で出張報告を書き切れるかを考えて実践していきましょう！ またそこまでして定時で帰る必要があるの？と思っている方は以下の記事も参考にしてみて下さい。 このブログ（良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。
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